Por Giampaolo Perim, Managing Partner, Convista do Brasil
A importância da Área de Seguros na empresa e os desafios na gestão de seguros corporativos.
Com a crescente necessidade de Gestão de Conformidade e Risco nas empresas, a contratação de seguros e contratos similares se tornaram fundamentais para mitigar os diversos tipos de risco que as companhias estão sujeitas em suas operações.
Nas empresas, normalmente existe uma área de gestão de seguros, que é responsável por atividades com a contratação dos seguros, relacionamento com corretoras, analise de sinistralidade, controle dos sinistros, contratação de seguros garantias, cálculo de valor em risco, identificação de riscos operacionais etc.
Dependendo do tamanho e estrutura da empresa, essa área pode estar vinculada a diretoria financeira ou a diretoria de gestão de riscos, pode ser um departamento especifico ou mesmo composta por apenas uma pessoa.
Essa área tipicamente enfrenta os seguintes desafios:
1 – Diversidade de produtos e coberturas
O segmento segurador voltado a pessoa jurídica se caracteriza por possuir uma ampla variedade de produtos e coberturas, desde seguro de vida corporativos, passando por seguros patrimoniais, frota, transporte, de crédito e garantia. Cada vez mais esses produtos se tornam mais sofisticados, adaptando os riscos cobertos ás necessidades específicas de cada cliente.
E é um grande desafio para a área de Seguros entender as especificidades de cada produto e atender as diferentes áreas da empresa (ex. RH, Comex, Engenharia, Patrimônio etc.) que demandam esses tipos de produtos.
2 – O controle e compliance no processo de contratação
É muito importante para a área de Seguros guardar o histórico do processo de cotação, contratação, aprovação das apólices e pagamentos de prêmios, assim como dos processos subsequentes como cancelamentos e endossos.
Esse banco de dados com as apólices contratadas é muito útil no processo de renovações das apólices e no controle de gastos com prêmios da empresa. E também como uma base de informações relevante para auditoria interna e externa.
Em muitas empresas essas informações estão armazenadas em um diretório da rede, no computador de um colaborador ou ainda totalmente terceirizadas com uma Corretora de Seguros. O que gera riscos operacionais e problemas de compliance.
3 – Dificuldade no controle de bens segurados e acompanhamento dos sinistros.
Muitas empresas possuem processos sofisticados para controle de seus ativos imobilizados e equipamentos, empresas que utilizam soluções SAP tipicamente utilizam os módulos de FI-AA (Ativo Imobilizado) e PM (Gestão de Manutenção) para controlar esses ativos.
Porém muitas vezes a área de Seguros não possui visibilidade desses ativos, e o processo de controle dos ativos cobertos pelas apólices de seguro acaba sendo controlado de maneira manual em planilhas paralelas, gerando retrabalho e divergência nas informações.
Outro problema comum é a falta de comunicação adequada entre a área de Seguros e as áreas operacionais da empresa, muitas vezes ocorre um acidente em um ativo da empresa que está coberto por uma apólice, e esse dano não é comunicado para a área de seguros para abertura do sinistro, o que pode gerar perdas financeiras relevantes.
4 – A integração da área de controle de Seguros com as demais áreas da empresa.
Muitas vezes a área de seguros é uma “ilha” dentro da empresa, com processos como pagamento de prêmios, rateio de custos de seguros e contabilização do prêmio sendo comandados de maneira manual sem integração com o ERP corporativo. Outra dificuldade comum é a área de seguros não possuir um inventario atualizado dos ativos imobilizado e equipamento da empresa, que são necessários para estimar valores em risco das apólices patrimoniais.
Para atender a esses desafios, a Convista Brasil desenvolveu o Corporate Insurance Management, uma solução baseada na plataforma SAP S/4HANA, que tem como objetivo fazer a gestão de seguros na visão da empresa contratante do seguro.
A solução controla todo o processo desde a cotação da apólice passando pela contratação, controle de coberturas, contabilização, pagamento do prêmio e controle de sinistros e permite solucionar os desafios apresentados acima:
1 – Diversidade de produtos e coberturas
A solução atende de maneira standard os principais produtos de seguros utilizados no mercado brasileiro como Responsabilidade Civil Geral, Responsabilidade Civil Ambiental, E&O, Frota, Transportes, Vida em Grupo, Risco de Engenharia, Garantia Judicial, Fiança entre outros. Além disso a solução possui um configurador de produto onde é possível configurar novas modalidades de seguro, onde é possível configurar as coberturas, vigências, regras financeiras, contabilizações, informações da apólice etc.
2 – O controle e compliance no processo de contratação
A solução permite o controle end-to-end do processo de contração de seguros, iniciando com o registro das propostas e cotações das seguradoras, passando pela aprovação da proposta, workflow de aprovação da apólice, pagamento dos prêmios e contabilização da despesa diferida.
Toda a trilha de auditoria (quem fez, quando fez, aonde fez) fica registrado na solução garantindo as informações para compliance e auditoria.
Além disso, existe a possibilidade de anexar documentos relativos ao seguro (cópia da apólice, documentação de sinistros, fotocópias e outros) garantindo maior transparência e histórico das transações.
3 – Dificuldade no controle de bens segurados e identificação dos sinistros.
A solução possui o controle end-to-end do processo de sinistros. O processo se inicia na comunicação do evento passível de sinistro pelas áreas operacionais da empresa (ex. Logística, Patrimônio, Produção, Obras etc.) com a comunicação dos detalhes do acidente/incidente e os bens afetados.
Posteriormente a Área de seguros recebe via e-mail essa solicitação de sinistro. E é responsável pela verificação se o incidente possui cobertura adequada, e pela vinculação desse sinistro com a respectiva apólice de seguro.
Após a abertura do sinistro junto a seguradora, a solução permite gerenciar os processos de obtenção da documentação necessária para o sinistro com a Seguradora, a regulação do sinistro, a definição do valor a ser indenizado e finalmente o efetivo pagamento do sinistro para a empresa ou para outros beneficiários.
Assim a solução permite que área de Seguros controlar o processo de sinistro em todas a suas fases e também minimizar o risco de um determinado evento de Sinistro não seja comunicado a Seguradora.
4 – A integração da área de controle de Seguros com as demais áreas da empresa.
A solução permite uma integração nativa e transparente com a demais área da empresa que utilizam a solução SAP. Essa integração acontece em vários pontos do processo de negócio como exemplificado na ilustração abaixo:
O primeiro ponto de integração é o Contas a Pagar, com a Apólice cadastrada e aprovada, o prêmio a pagar é gerado como uma fatura no SAP, e processado pelo Contas a Pagar com demais títulos da empresa.
No fechamento mensal, temos integração com a Contabilidade (FI-GL) onde as despesas dos seguros são automaticamente contabilizadas mês a mês de acordo com a vigência da apólice. Ou seja, todo o processo de diferimento das despesas de seguros pagas antecipadamente é realizado pela solução, poupando horas de trabalho da Área de Seguros e facilitando o fechamento mensal da área contábil.
Quando o sinistro é aprovado, o valor é gerado como uma fatura no módulo de Contas a Receber do SAP, e controlado como os demais valores a receber da Empresa, e no momento em que ocorre o pagamento o efetivo por parte da Seguradora esse título é compensado.
Finalmente, para o processo de estimação do Valor em Risco e discriminação dos bens patrimoniais, a solução permite importar os dados sobre os Bens e Estoques da empresa que estão armazenadas nos módulos de FI-AA (Ativo Imobilizado), PM (Gestão de Equipamentos) e MM (Gestão de Inventários), permitindo um controle efetivo de quais bens estão segurados e por qual valor.
Essas integrações permitem uma economia de horas de trabalho nas áreas e uma eficiente integração da área de Seguros com o restante da empresa.
Em resumo a solução Corporate Insurance Management permite que a área seguradora da sua empresa automatize e integre a maioria das atividades rotineiras e repetitivas, e se concentre efetivamente na sua atividade fim que é a mitigação dos riscos operacionais e diminuição das despesas com seguros.
